Pourquoi anticiper les réservations ?
Planifier un événement à l’avance permet d’éviter les contretemps. Les espaces événementiels sont souvent très sollicités, notamment lors des périodes de forte affluence comme le printemps, l’automne ou en fin d’année. Réserver en amont vous permet de :
- Assurer la disponibilité de la salle : Nos six salles offrent des configurations variées adaptées aux besoins de chaque entreprise. Anticiper vous garantit d’avoir accès à l’espace le plus adapté.
- Faciliter l’organisation logistique : La disponibilité des prestataires (traiteurs, intervenants, équipements audiovisuels) est un facteur clé pour la réussite de votre séminaire.
- Garantir une meilleure gestion du stress : Une organisation anticipée réduit les imprévus de dernière minute et permet aux organisateurs de se concentrer pleinement sur le contenu et les objectifs de l’événement.
Comment choisir les dates optimales ?
Le choix des dates est déterminant pour assurer la participation et l’efficacité de votre événement. Voici quelques conseils pour optimiser votre calendrier :
- Éviter les périodes de vacances scolaires et les jours fériés : La disponibilité des participants peut être réduite.
- Privilégier les débuts de semaine : Les mardis et mercredis sont souvent plus propice à la concentration et à la participation qu’un vendredi après-midi.
- Tenir compte du calendrier de l’entreprise : Évitez les périodes de clôture comptable ou de forte activité commerciale.
Stratégie pour une planification efficace
Une fois la date et la salle sélectionnées, une bonne organisation garantit le succès de votre séminaire. Voici nos recommandations :
- Définir un cahier des charges précis : Nombre de participants, équipements nécessaires, restauration … Chaque détail doit être anticipé.
- Mettre en place un rétroplanning : L’envoi des invitations, la confirmation des prestataires et la vérification du matériel doivent être organisés en amont.
- S’appuyer sur l’expertise de l’équipe du Carré Fourvière : Notre équipe dédiée vous accompagne tout au long de la préparation pour vous assurer un événement sans accroc.
Au Carré Fourvière, nous mettons tout en œuvre pour vous proposer une expérience sur-mesure, en adéquation avec vos besoins et vos attentes.
Anticiper, c’est s’assurer d’une organisation fluide et d’une expérience mémorable pour vos collaborateurs.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir nos disponibilités et planifier ensemble votre prochain événement !
