Organiser un événement professionnel à Lyon
Organiser un événement, qu’il s’agisse d’un séminaire d’entreprise, d’un dîner de gala, d’un lancement de produit ou d’une réunion institutionnelle, implique de nombreuses décisions
logistiques en amont. Voici les les 8 questions essentielles à vous poser
avant de réserver un lieu événementiel !
Combien de convives et quelle configuration souhaitez-vous ?
Avant toute démarche, identifiez le nombre d’invités que vous attendez. Cela vous permettra également d’évaluer quel format (théâtre, banquet, cocktail, U, classe, cabaret) sera le plus adapté pour faire de votre événement une souvenir mémorable.
- Combien de convives prévoyez-vous au total ?
- Quelle marge de sécurité (20 %, 10 %) souhaitez-vous prévoir ?
Le Carré Fourvière, vous propose un large choix de salles pour s’adapter à tous types de configuration : la Cour Carrée peut accueillir jusqu’à 200 personnes en cocktail, ou 160 en théâtre, tandis que des salles plus petites comme Jeanne Garnier (32 m²) conviennent à des réunions de 12-20 personnes selon la disposition.
Le lieu dispose-t-il de toute l’infrastructure technique indispensable ?
Rien de mieux pour votre confort, qu’un lieu qui propose des équipements techniques modernes et adaptés à tous formats d’événements.
En effet, le Carré Fourvière est équipé de wifi haut débit, d’écrans 55-pouces (et vidéoprojecteurs 4K), de paperboards, de micros, de sonorisation complète, de climatisation, et propose aussi des installations audiovisuelles modernes dans toutes ses salles pour des conférences ou présentations professionnelles.
Quelle modularité et quelle flexibilité offre le lieu ?
Un lieu événementiel modulable, vous permet de façonner votre événement comme vous l’entendez, tant sur les diverses possibilités de formats que sur la décoration et les choix privilégiés concernant la restauration par exemple.
- Le lieu offre-t-il une privatisation complète du site ou bien la location de salles individuelles ?
- Y a-t-il des espaces annexes (terrasses, couloirs, hall) utilisables ?
Le Carré Fourvière met à disposition 7 salles modulables, une cour avec verrière et une terrasse. Vous pouvez privatiser un seul espace ou bien l’ensemble du Carré selon vos besoins, et les personnaliser de manière à créer une expérience qui vous ressemble.
Quelle accessibilité et logistique offre le lieu ?
Souvent, l’accessibilité concernant le lieu est sous-estimée mais elle est déterminante pour le confort de chaque participants mais aussi des prestataires :
- Moyens d’accès
- Stationnement disponible pour les invités et les prestataires
- Accès PMR
- Ascenseurs de service pour la livraison de matériel / décor, monte-charge
Situé 5 place de Fourvière à Lyon 5e, sur la colline emblématique de Fourvière, le Carré Fourvière est accessible via la ligne de métro D + funiculaire F2, ou bien en voiture avec parkings et stationnements à proximité dans les rues adjacentes. L’accès PMR est également assuré grâce à des rampes et ascenseurs. Tout est idéalement pensé pour que les participants arrivent et repartent de manière fluide et conviviale !
Quel budget global (location + services + extras) prévoyez-vous ?
Souvent, on se focalise sur le tarif de location, mais l’enveloppe totale doit également inclure les coûts annexes.
- Prix de location selon demi-journée, journée entière, soirée
- Coût du mobilier supplémentaire (tables, chaises, vestiaires, scène, papeterie)
- Personnel : hôtesses, sécurité, accueil technique
- Décoration / scénographie, signalétique
- Restauration / traiteur
- Frais de nettoyage / SSIAP
- Coût de transport / logistique
Le Carré Fourvière vous conseille et vous accompagne dans le montage d’un événement authentique. Peu importe l’enveloppe budgétaire, nous avons à cœur et nous mettons au centre de notre démarche la satisfaction de nos clients, en leur proposant toujours des alternatives pour que chaque projet puisse voir le jour.
Le lieu propose-t-il des services annexes (traiteur, coordination, décoration) ?
Un lieu événementiel va au-delà du « simple » espace. Vous gagnerez en sérénité en choisissant un lieu qui collabore avec des prestataires de confiance, et qui fournit des services additionnels adéquats à vos envies.
- Traiteur(s) partenaire(s) / liste de prestataires agréés
- Possibilité de service “clé en main” ou coordination logistique, que le lieu accompagne votre projet
- Décoration / scénographie intérieure ou extérieure
- Mobilier fourni ou en location
- Animations
- Gestion des flux (accueil, vestiaires, sécurité)
Le Carré Fourvière collabore avec des traiteurs renommés (Maison Pignol, Restaurant Bulle, la Salle à Manger des Apprentis d’Auteuil), offre un accompagnement logistique complet et permet l’organisation d’activités ou visites complémentaires (comme la visite des toits de la basilique Notre-Dame de Fourvière) qui viennent renforcer la cohésion des participants !
Quelle ambiance souhaitez vous offrir à votre événement ?
L’ambiance du lieu choisi compte autant que ses équipements. Pour créer un événement mémorable, interrogez-vous sur :
- Quel style / esthétique recherchez-vous ?
- Quels messages souhaitez-vous transmettre à vos convives ?
- Quel univers désirez-vous apporter à votre événement ?
En choisissant le Carré Fourvière, vous choisissez un cadre qui allie élégance patrimoniale, lumière contemporaine, panoramas majestueux et atmosphère professionnelle chaleureuse ; un lieu à la fois chargé d’histoire et parfaitement conçu pour s’adapter à tous types d’idées.
Quel accompagnement attendez-vous ?
Dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est primordial de choisir un lieu qui
- Garantit une compréhension précise de vos besoins
- Est à l’écoute de vos attentes et de votre vision.
Rien de mieux qu’une équipe attentive qui sait anticiper les imprévus, adapter les prestations et proposer des solutions personnalisées, assurant ainsi une expérience fluide et sans stress.
L’équipe du Carré Fourvière vous offre un accompagnement complet de la préparation en amont, en passant par la coordination logistique le jour J, jusqu’à l’aval de votre événement.
Une personne chargée de projet événementiel vous accompagne tout au long de ce processus, allant des visites du lieu (physiques comme virtuelles), des devis personnalisés à une coordination logistique et technique irréprochable le jour de votre événement.
Toute notre équipe est réactive et à l’écoute afin que vous puissiez profiter de ce jour sans prise de tête.
Optimisez votre démarche, contactez le Carré Fourvière en toute confiance
En anticipant toutes ces questions logistiques, vous arriverez à la prise de contact avec votre lieu événementiel avec un dossier solide et précis.
Si vous envisagez d’organiser un événement professionnel à Lyon, le Carré Fourvière se réjouit de pouvoir vous aider à concrétiser vos projets et vos idées les plus ambitieuses pour ravire vos équipes !
Contactez-nous dès maintenant : nous serons ravis de vous accompagner dans la co-construction de votre événement sur-mesure !
