Organiser un événement d’entreprise est une opportunité idéale pour fédérer vos équipes, séduire vos clients ou lancer un nouveau projet. Mais, entre la logistique, la communication et les imprévus, un faux pas peut vite compromettre l’expérience. Voici les 5 erreurs les plus fréquentes et comment les éviter pour garantir le succès de votre événement professionnel.
1/ Mal anticiper le timing
L’une des erreurs les plus fréquentes : tout prévoir à la dernière minute. Généralement, les lieux d’exception sont très demandés, surtout en période de salons, séminaires et grands événements. Réserver un espace, un traiteur ou des animations à moins de 2 mois de l’événement peut vite devenir compliquer, voir être un échec.
Notre conseil : commencez l’organisation au moins 4 à 6 mois à l’avance, en fonction de l’ampleur de l’événement. Cela vous laisse le temps de comparer les options, d’anticiper et de dormir sur vos deux oreilles.
2/ Sous-estimer la logistique sur place
On pense souvent qu’une fois le lieu trouvé, le plus dur est fait. Erreur ! Le jour J, ce sont les petits détails logistiques qui peuvent tout faire basculer : manque de chaises, mauvaise acoustique, problème de signalétique …
Notre conseil : choisissez un lieu qui vous propose un accompagnement personnalisé et une infrastructure adaptée (mobilier, équipements techniques, accessibilité …). Au Carré Fourvière , par exemple, nos équipes sont présentes en amont et le jour même pour que tout soit fluide, et ça, jusqu’au dernier micro.
3/ Négliger la communciation
Un événement mal relayé, c’est souvent un événement manqué. Un oubli de date, un programme flou ou une invitation impersonnelle peuvent provoquer de la confusion ou un faible taux de participation.
Notre conseil : prévoyez une stratégie de communication claire et engageante, avec un teasing progressif, des rappels réguliers et des outils adaptés (emailing, réseaux sociaux, invitation, affichage …).
4/ Choisir un lieu inadapté à vos objectifs
Un lieu trop petit, trop bruyant ou difficile d’accès peut vite nuire à la qualité de l’événement. De plus, si le cadre ne reflète pas vos valeurs ou vos objectifs, cela peut décrédibiliser votre image de marque.
Notre conseil : optez pour un lieu cohérent avec l’ADN de votre entreprise et les objectifs de l’événement : intimiste pour un comité de direction, inspirant pour un brainstorming, prestigieux pour un dîner de gala. Au Carré Fourvière, nous proposons 800m2 d’espaces modulables, avec vue sur Lyon, dans un cadre patrimonial unique, classé Monument Historique.
5/ Oublier de prévoir des plans B
Même avec la meilleure organisation, les imprévus peuvent survenir : retard de la part d’un prestataire, panne de matériel, grève des transports … Une organisation instable et sans solutions de repli peut vite mettre en péril l’événement.
Notre conseil : élaborez un plan B pour chaque étape-clé (intervenant remplaçant, matériel de secours …) et entourez-vous de prestataires capables de réagir vite et bien.
Avec un accompagnement sur-mesure et un cadre unique au cœur de Lyon, le Carré Fourvière est le partenaire idéal pour faire de votre événement d’entreprise une réussite.
N’hésitez pas à nous contacter dès maintenant pour en discuter !
