5 conseils pour organiser votre séminaire

21 mars 2023 • 4 min

Préparer son évènement d’entreprise n’est jamais une chose simple : choix du lieu, du prestataire, des invités, des collaborateurs, des activités.  Voici les 5 étapes essentielles pour que votre évènement soit un succès :

Dans un premier temps, il est important de déterminer précisément l’objectif de votre réunion ou de votre séminaire. Les évènements ne s’organisant pas tous de la même façon, il faut nécessairement déterminer quel est le but stratégique : fédérer vos équipes, fêter des résultats, développer votre marque employeur, fidéliser vos partenaires.  En fonction de ces objectifs, il sera plus facile de préparer la liste des invités ou des collaborateurs et de commencer à construire l’évènement.

Une fois que l’objectif est déterminé ainsi que le type d’évènement il ne faut pas tarder à choisir et fixer une date. L’organisation commence à se mettre en place plusieurs mois avant le jour J, il est donc important de ne pas se lancer dans une organisation de dernière minute. Pour choisir sa date il est préférable d’opter pour un jour en semaine comme le mardi ou le jeudi et hors vacances scolaires afin d’être sûr d’avoir le plus d’invités ou de collaborateurs qui soient présents.

Cette étape va permettre d’estimer le budget ainsi que le type d’espaces à réserver, les animations, les prestations et la restauration. Même s’il n’est pas toujours facile d’estimer le nombre de participants à l’avance, prenez en compte les participants aux évènements précédents pour vous aider à faire une estimation.

Quels que soient le type d’évènement d’entreprise organisé, les activités sont des éléments primordiaux pour vos invités. Ces moments de partage vont laisser des souvenirs aux participants et stimuler leur enthousiasme et intérêt. Ces activités doivent être choisies en fonction des objectifs portés par votre évènement. Par un exemple, à l’occasion d’un team building, les activités sont importantes pour fédérer et souder les équipes.

Le lieu qui va recevoir vos invités ou collaborateurs est l’un des éléments les plus importants dans l’organisation de votre réunion ou de votre séminaire. Celui-ci doit être en cohérence avec le type d’évènement que vous organisez et les objectifs que vous portez. Privilégiez un endroit atypique qui va pouvoir marquer vos invités ou votre équipe. Trouver la salle idéale pour organiser votre team building, séminaire, soirée d’entreprise peut s’avérer fastidieux car il faut que l’espace réponde à vos besoins en termes d’accessibilité, de transports et de matériel à disponibilité.

Une fois ces 5 étapes validées, vous êtes enfin prêts à accueillir vos invités et leur proposer un moment unique et fédérateur.  

Une fois votre évènement passé, n’hésitez pas à écouter les différents retours de la part des participants. Ce feedback vous permettra, dans l’organisation de vos prochains évènements, de comprendre ce qui a fonctionné et de ne pas réitérer les potentiels erreurs commises.